PMCA Impuls-Report / 15.6.2015 / Transparenz - Datenschutz - Compliance im Pharma Marketing

PMCA Impuls-Report / 15.6.2015 / Transparenz – Datenschutz – Compliance im Pharma Marketing

Der PMCA-Impuls am 15. Juni widmete sich den Fragen rund um Compliance, Datenschutz und Transparenz. Welche Grenzen gibt es wirklich, wie wirken die Regularien und welche Aktivitäten darf die Pharma-Industrie (noch) setzen, wenn es um Marketing und die Kommunikation mit Kunden geht. Als Vortragende dazu waren Dr. Axel Anderl und Mag. Nino Tlapak von der Rechtsanwaltskanzlei Dorda Brugger Jordis, sowie Mag. Henriette Grünberger, Compliance Consultant geladen.

Zustimmungserklärung als Voraussetzung für Kontakte

Den Beginn machte Dr. Axel Anderl mit ganz grundsätzlichen Erläuterungen zu Zustimmungserklärungen. Diese sind, laut dem Rechtsexperten, für Kontaktmails im Bereich Marketing notwendig, müssen stets freiwillig und in Kenntnis der konkreten Sachlage erfolgen und jederzeit kostenlos widerrufbar sein. In der Umsetzung schlug Anderl vor, die Zustimmungserklärung im Rahmen der Datenschutzzustimmung zu verpacken, warnte jedoch davor, sie in den ABGs zu verstecken.

Elektronische Kontaktaufnahme mit Ärzten – rechtlich eine heikle Sache

Zu einer der wichtigsten Fragen in der pharmazeutischen Vermarktung, dem Kontakt mit Ärzten, stellte der Jurist fest, dass es zwischen der Rechtslage und der Alltagspraxis häufig große Differenzen gäbe, die juristisch aber durchaus problematisch werden können. Konkret adressierte Anderl den § 107 im Telekommunikationsgesetz (TKG). Dieser beschäftigt sich mit der Frage des sogenannten „Spam“. Darunter können prinzipiell alle elektronischen Nachrichten wie Emails, SMS, Newsletter oder auch Social Media Postings fallen. Als Bedingung zur Einordnung als Spam nannte Anderl Direktwerbung, also wenn der Inhalt für eine bestimmte Idee oder ein bestimmtes Produkt wirbt oder Massenmails, also Nachrichten an mehr als 50 Empfänger unabhängig vom Inhalt. Wenn Kontaktnachrichten eine dieser beiden Erfordernisse erfüllen, dann muss vor Zusendung einer elektronischen Nachricht die Zustimmung des Empfängers gegeben sein, sofern nicht die strengen Voraussetzungen der Ausnahmebestimmung bestehender Geschäftsbeziehungen vorliegen. Telefonanrufe oder Faxe zu Marketingzwecken benötigen jedenfalls eine vorangegangene Zustimmung. Briefe oder Zusendungen die per Post versandt werden benötigen diese nicht. Hier sei es jedoch sehr ratsam, die sogenannte Robinsonliste der WKO (hier können sich Personen eintragen lassen, die keine Marketingpost erhalten wollen, Anm.) vor Versand zu prüfen, um unnötige Konflikte zu vermeiden.

Hohe Strafen drohen bei Verstößen

Dass man Verstöße gegen § 107 TKG nicht auf die leichte Schulter nehmen sollte, zeigt der Strafrahmen. Bis zu 37.000 Euro Strafe pro Verstoß kann ein Gericht verhängen, auch wenn dies, laut dem Rechtsexperten, bei Erstverstößen eher unüblich ist und in der Praxis sich die Bußgelder, selbst bei wiederholten Verstößen, meist im maximal vierstelligen Eurobereich bewegen. Besondere Vorsicht sollte man aber auch gegenüber Reputationsschäden und dem Verstoß gegen das Wettbewerbsgesetz (UWG) walten lassen. Insbesondere Konkurrenten seien häufig dazu bereit auf Unterlassung zu klagen und diese mit einstweiligen Verfügungen recht schnell durchzusetzen.

Transparenzberichterstattung nach EFPIA/Pharmig

Zum Thema Transparenz und Datenschutz bei der Veröffentlichung von geldwerten Leistungen erläuterte Mag. Nino Tlapak von Dorda Brugger Jordis die Rahmenbedingungen. Der Verhaltenskodex von EFPIA und Pharmig verpflichtet Pharmaunternehmen zur Veröffentlichung von

geldwerten Leistungen (z.B. Honorare, Registrierungsgebühren, Reise- und Unterbringungskosten) die von Pharmaunternehmen an Beschäftigte im Gesundheitswesen (HCP) und Gesundheitsorganisationen (HCO) gewährt werden. Die Offenlegung muss dabei auf einer öffentlich zugänglichen Internetseite erfolgen und dabei Namen und Bezeichnung des Empfängers, sowie die Information, welche Art von geldwerten Leistungen in welchem Berichtszeitraum wofür gezahlt wurde, beinhalten. Datenschutzrechtlich ist dabei, laut Tlapak, zu beachten, dass die Zustimmung der HCP/HCO eingeholt wird, außer die Daten werden anonymisiert oder aggregiert veröffentlicht. Zur Absicherung empfahl der Rechtsexperte, die Zustimmung schriftlich einzuholen.

Whistleblowing-Hotline – ein heikler bürokratischer Akt

Seit einigen Jahren gibt es den internationalen Trend zu sogenannten Whistleblowing-Hotlines, mit denen Missstände (auch anonym) von Mitarbeitern gemeldet werden können. Die üblichen Vorgaben von Konzernleitungen – Einsatz eines Dienstleisters, direkte Übermittlung der Daten an die Konzernmutter und häufig internationaler Datentransfer – treffen dabei aber auf scharfe Beschränkungen der Datenschutzbehörde. Laut Tlapak dürfen in Österreich nur schwerwiegende Verstöße wie Korruption, Bestechung, Steuerhinterziehung, Geldwäsche, Betrug oder Insiderhandel gemeldet werden. Ebenso schützt der Gesetzgeber Mitarbeiter und erlaubt die internationale Weitergabe von Daten nur von leitenden Angestellten, sowie auf Basis einer Betriebsvereinbarung. Hintergrund ist laut Tlapak, dass die Behörde der Meinung ist, was lokal behandelt werden kann, soll auch lokal bleiben. Bei den datenschutzrechtlichen Voraussetzungen ist zu beachten, dass anonyme Meldungen grundsätzlich erlaubt sind, aber nicht gefördert werden dürfen, der Beschuldigte Zugang zu den Anschuldigungen erhalten muss ohne dass dabei die Identität des Melders offengelegt wird und die Daten zwei Monate nach Beendigung der Untersuchungen gelöscht werden müssen.

Compliance – Expertise aus der Praxis

Den dritten Vortrag des Abends hielt Mag. Henriette Grünberger, langjährige Head of Legal & Compliance bei Novartis, die sich mittlerweile mit ihrem Unternehmen „hands-on.management“ ausschließlich mit den Themen Compliance & Management befasst. Ihr Fokus lag auf der Vermittlung von Praxiswissen. Neben den rechtlichen Feinheiten liegen auch in der alltäglichen Praxis viele Fallstricke, die man aber gut vermeiden kann, wenn man informiert ist und regelmäßig Trainings absolviert. Vor allem die Vielfalt gesetzlicher, branchen- und unternehmensinterner Regelungen wie das AMG, UWG, KartG, EFPIA, PHARMIG, Policies, SOPs, usw. können zu unbeabsichtigten Fehlern führen. Gut vorbereitet sein ist also schon die halbe Miete und, laut Grünberger: “Compliance betrifft das ganze Unternehmen.“ Um auf diese Rahmenbedingungen im Alltag adäquat reagieren zu können, rät die Compliance-Expertin, einfach verständliche Regeln und Prozesse aufzustellen, diese zu trainieren und validieren und bei begangenen Fehlern aus diesen zu lernen und Maßnahmen abzuleiten.

Werbemittel in der Praxis

Bei Werbemitteln ist es laut Henriette Grünberger wichtig, Fachwerbung von Laienwerbung zu unterscheiden. Dies ist insbesondere im Online-Bereich wichtig, damit Information zielgerichtet an die richtigen Adressaten kommuniziert werden kann, ohne Verwirrung zu stiften. Bei Websites empfiehlt die Expertin weiter, diese regelmäßig zu aktualisieren und Zugangsbeschränkungen bei Fachwerbung einzuführen. Ein besonderes Augenmerk sollte man auch auf Apps werfen, da diese in Zukunft wichtiger werden würden, aber ebenfalls rechtlichen Rahmenbedingungen unterliegen. Ein essentieller Punkt für die erfolgreiche Arbeit stellt laut Grünberger die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit dar. Je mehr die unterschiedlichen Bereiche vom Marketing über Sales bis hin zu Legal und Medical miteinander zusammenarbeiten und Informationen austauschen, desto besser der Output.

Events – Vorsicht Falle

Bei Veranstaltungen gibt es durch den PHARMIG Kodex, aber vor allem durch gesetzliche Regelungen mittlerweile eine Menge Vorschriften, die leicht zu Verhaltensübertretungen führen können. Zu besonderer Vorsicht rät Grünberger bei den Wertgrenzen. Als Beispiel nannte sie die Verköstigung. Hier könnten großzügig zur Verfügung gestellte Getränke wie Weine, auch wenn sie nicht komplett konsumiert werden, leicht über die PHARMIG Grenze von 75 Euro springen. Und auch die Frage, welches Programm bereits als Unterhaltung qualifiziert werden könnte, kann leicht zu Erklärungsbedarf führen. Ausschlaggebend ist jedenfalls für jedes Unternehmen zu prüfen und zu wissen, ob die unternehmensinternen Regelungen nicht sogar strenger als die gesetzlichen und brancheninternen Vorgaben sind.

 

 

ÜBER DEN PMCA

Seit seiner Gründung stellt der Pharma Marketing Club Austria (PMCA) eine Plattform mit dem Schwerpunkt “Marketing im Gesundheitswesen” für Agenturen, Pharmafirmen, Verlage, Dienstleister und andere medizin-orientierte Unternehmen dar. Der PMCA bezeichnet sich selbst als „Netzwerk des Wissens“ und hat sich zum Ziel gesetzt, Entwicklungen und Trends für den Gesundheitsmarkt aufzuspüren und Impulse zu setzen, aber vor allem die einzelnen Marktteilnehmer miteinander zu vernetzen. 2015 feiert der Pharma Marketing Club Austria sein 20-jähriges Bestehen.

Rückfragehinweis

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Die in diesem Pressetext verwendeten Personen- und Berufsbezeichnungen treten der besseren Lesbarkeit halber nur in einer Form auf, sind aber natürlich gleichwertig auf beide Geschlechter bezogen.